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Os arquivos gerados e armazenados terão a estrutura PDF/A com aplicação da certificação digital. No balcão de atendimento, os documentos que chegarem fisicamente poderão ser de imediato digitalizados, devendo seguir somente em meio digital, sendo os documentos físicos devolvidos aos alunos.
Fonte: Secretaria de Registros Acadêmicos FMP
Digitalizar os documentos na presença dos alunos dará a Fundação Escola Superior do Ministério Público – FMP a condição de padronizar o seu acervo da melhor forma possível. Na digitalização do arquivo formado em meio físico, ao identificar um documento original que foi entregue pelo aluno, o mesmo deverá ser digitalizado e separado para devolução ao seu titular. Os documentos virtualizados estarão guardados de forma perpétua de maneira a superar todos os prazos de guarda estabelecidos pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011.
Todos os documentos recolhidos em cópia deverão ser inutilizados após a digitalização, podendo doado para o reaproveitamento. Antes do descarte, é aconselhável que a Instituição use os sistemas envolvidos durante certo tempo até que uma base sólida seja criada, estando quaisquer erros de sistemas ou processos solucionados. Um período de maturação se faz necessário a todos os envolvidos.
No projeto da Fundação Escola Superior do Ministério Público – FMP, serão utilizados como norteadores o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos aprovados pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011. Todos os documentos digitais da Instituição levarão a certificação digital do responsável pela virtualização e/ou conferência, dos mesmos. Para isso, cada pessoa envolvida deverá ter e fazer uso de um certificado digital. A plataforma implementada é capaz de gerar e gerir certificados digitais à comunidade envolvida.
Será implantada uma Autoridade de Registro para que a Instituição, possa de forma simples, rápida e segura gerar e gerir certificados digitais à sua comunidade conforme §2º do art. 10 da MP 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
Será instituído um Comitê Gestor para acompanhamento do projeto de Acervo Acadêmico Digital. O Comitê terá, no mínimo, um representante da Mantenedora, um representante da Mantida, um representante do Setor de Escrituração e Registro Acadêmico e um representante do TI.
Os documentos que compõem o acervo acadêmico da Instituição serão tratados de maneira a superar todos os prazos de guarda estabelecidos pelos documentos colocados pela Portaria nº 315, de 04 de abril de 2018 e pelo Decreto n° 9.235, de 15 de dezembro de 2017. Para isto, será utilizado o meio eletrônico como base ao uso, manutenção e guarda de todo o acervo acadêmico.
Para arquivamento dos documentos da Fundação Escola Superior do Ministério Público – FMP a plataforma implementada realizará cópias de segurança, respeitando os requisitos de DURABILIDADE, DISPONIBILIDADE e SEGURANÇA. Os documentos devem ser armazenados com redundâncias em locais diversos de maneira que desastres naturais, falhas mecânicas e erros humanos não resultem em perda. Estarão no padrão PDF-A, ficando disponíveis ao acesso, sempre que necessário, a diferentes sistemas operacionais sendo totalmente interoperáveis. Os documentos permanecerão criptografados, tanto os armazenados quanto os em trânsito, sendo utilizada sempre a Certificação Digital.
O acervo acadêmico digital terá sete cópias de segurança sendo realizado um backup diário, todos os dias da semana, alocadas em locais diversos. Uma cópia de segurança estará alocada em servidor localizado no endereço de credenciamento da Instituição. Outras cópias deverão estar alocadas em locais diversos.
O acervo acadêmico tem uma especificidade que poucos se atentam, que é o fato de ser formado por dois grandes grupos de documentos: documentos recolhidos em cópia e documentos próprios, gerados pela própria Instituição. Se pegarmos a pasta de um aluno, veremos que, a mesma, é constituída por cópia de documentos (recolhidos na matrícula) e documentos gerados pela própria Instituição durante a vida acadêmica, do mesmo. Isso faz com que sua totalidade possa ser trabalhada exclusivamente em meio digital, sem a manutenção de um acervo físico.
Quando temos a guarda de um documento em cópia, não faz diferença se estamos lidando com o mesmo em meio físico ou eletrônico, pois uma cópia será sempre uma cópia.
Quando temos a guarda de um documento gerado pela própria Instituição, a mesma, poderá através da aplicação de um certificado digital, fazer da sua cópia digitalizada (ou gerada novamente já em meio digital) um documento com o mesmo valor legal do original, uma vez que receberá a assinatura de seu responsável, a Instituição. Toda essa operação estará coberta pelo art. 10 da MP 2.200-2 de 24 de agosto de 2001 e art. 219 do Código Civil Brasileiro.
Dentro das IES a pasta do aluno normalmente está fragmentada em diversos grupos e departamentos. Com o projeto a Fundação Escola Superior do Ministério Público – FMP terá todos eles convergindo para um único ponto o que facilitará a gestão e manutenção desse grupo de documentos que compõem o acervo acadêmico.
As portarias vigentes caminham em sentido comum quando o assunto é o acesso ao acervo acadêmico. A ideia sempre é de restrição, pois trata-se de documentos pessoais de alunos, acadêmicos e devem ser trabalhados de maneira criteriosa. Hoje começamos a trabalhar estes documentos também de forma estratégica para a tomada de decisão dentro da Instituição.
A princípio a restrição se dá pelo fato de que existem informações pessoais e sigilosas sendo trabalhadas dentro dos arquivos acadêmicos. Terão acesso ao acervo acadêmico: Gestora Acadêmica da Instituição, Diretor da Instituição, pessoal técnico administrativo vinculado ao Núcleo Acadêmico e representantes da CPA e do Poder Público. A sugestão é para que a visita/acesso de terceiros ao acervo acadêmico seja sempre acompanhada por um responsável da Instituição. O acervo acadêmico físico não ficará em local de fácil acesso e com trânsito de muitas pessoas. Não ficará exposto e mal acondicionado antes da sua transposição para o meio digital.
A Instituição apresenta um acervo ativo físico bem-organizado, composto de forma correta e armazenado de maneira a garantir a temporalidade imposta pelas normas vigentes. A boa gestão documental apresentada facilitará a virtualização dos documentos. É preciso lembrar que a Fundação Escola Superior do Ministério Público – FMP passou por diversas normas que regulamentam o acervo acadêmico, mas garantiu sempre o atendimento, das mesmas, nos períodos de vigências.
Em meio eletrônico o acesso está organizado por “grupos de usuários” e “permissões”. A organização em pastas e subpastas, principalmente no que se refere a documentação do corpo discente dá a condição da Instituição concentrar todos os documentos do aluno em um único ponto, o que resulta na maior condição de controlar e conduzir qualquer procedimento ou processo acadêmico, diminuindo a chance de extravio e perda documental.
Uma cópia de segurança será mantida no endereço de credenciamento da Fundação Escola Superior do Ministério Público – FMP, com objetivo de evitar a perda documental por problemas de terceiros envolvidos. Essa é uma exigência legal, imposta pela Portaria nº 315, de 04 de abril de 2018.
Outras informações complementares pertinentes ao tema podem ser encontradas junto à Resolução FMP nº 7/2019 acerca da Política de Guarda e Manutenção do Acervo da Faculdade de Direito de Fundação Escola Superior do Ministério Público.
Em virtude da intensidade da virtualização das relações da FMP para com a sociedade, a instituição estabelecerá progressivo cronograma de digitalização dos seus registros acadêmicos e gerenciais. Não obstante, com o advento da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) a Instituição passa a integrar o sistema de proteção à privacidade e dados pessoais quanto ao tratamento das informações que incidem no art. 5, I da referida norma.
Diante disso, através de política de privacidade e termos de uso próprio a FMP realizará o mapeamento do ciclo de vida dos dados pessoais de seus discentes, docentes, colaboradores e público externo. A Instituição compreende que a LGPD está estruturada em dois pilares: i) a proteção dos dados pessoais e da privacidade; ii) o tratamento lícito de dados pessoais. Nesse contexto, seja pelos cenários de anormalidade ou em virtude do crescente mercado digital, é indispensável o implemento de composições gerenciais, acadêmicas e jurídicas que dialoguem para atender aos preceitos da Instituição.
Para atingir as finalidades, a FMP nomeou colaboradora para atuar como encarregada (DPO) das operações de tratamento, justamente para atuar como canal de comunicação institucional entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Não obstante, a instituição promove aulas abertas e frequentes sobre privacidade e proteção de dados através das experiências obtidas na Especialização de Direito Digital. Com isso, a tutela da privacidade ultrapassa o dever de atendimento ao sistema de regulação, pois representa a oportunidade de reflexão e construção do conhecimento de um dos principais direitos da vida contemporânea.
